Datenschutzerklärung

1. Einführung und Verantwortlicher

1.1. Ihr Datenschutz bei Cozy Voyage GmbH
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns, der Cozy Voyage GmbH, von größter Bedeutung. Als Anbieter von Ferienwohnungen und Apartments legen wir Wert auf Transparenz hinsichtlich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend über unsere Datenverarbeitungspraktiken und Ihre Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1.2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Cozy Voyage GmbH
Rheinsberger Str. 76/77
10115 Berlin
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 15778194349
Geschäftsführer: Eric Lehmann

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2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Buchungshistorie, IP-Adresse).

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3. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO – "Recht auf Vergessenwerden"): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (z.B. die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht oder für Direktmarketingzwecke erfolgt.
Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Haben Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:
- Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
- Friedrichstr. 219
- 10969 Berlin
- Deutschland
- E-Mail: [email protected]

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4. Datenverarbeitung auf unserer Website (cozy-voyage.com)

4.1. Besuch der Website (Server-Logfiles):
Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dazu gehören:

Browsertyp und Browserversion
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Diese Daten sind für uns technisch notwendig, um Ihnen unsere Website anzuzeigen, deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu erkennen. Sie werden nicht dazu verwendet, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherstellung der Website).

4.2. Einsatz von Cookies:
Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden und die Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen.

Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website unerlässlich (z.B. für die Funktion des Buchungssystems). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Online-Angebot).
Optionale Cookies (Analyse-, Marketing-Cookies): Diese dienen z.B. der Analyse des Nutzerverhaltens oder Marketingzwecken. Für diese Cookies holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung über ein Consent Management Platform (CMP) oder einen Cookie-Banner ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser [Link zu Ihrem Cookie-Banner/CMP-Einstellungen] anpassen oder die Speicherung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können.

4.3. Buchungsprozess und Online-Anfrage (Buchungssystem):
Wenn Sie über unsere Website eine Buchung vornehmen oder eine unverbindliche Anfrage stellen, erfassen wir die für die Abwicklung Ihres Anliegens notwendigen Daten. Dazu gehören:

Persönliche Daten: Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
Buchungsdetails: Anreise- und Abreisedatum, Anzahl der Personen (Erwachsene/Kinder), gebuchtes Apartment/Kategorie, ggf. besondere Wünsche oder Anmerkungen.
Zahlungsinformationen: Details siehe Abschnitt 5.

Diese Daten werden ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Buchung, zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber und zur Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihres Aufenthalts verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

4.4. Kontaktformular und E-Mail-Kommunikation:
Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertragserfüllung, wenn die Anfrage auf einen Vertragsabschluss abzielt) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

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5. Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir externe Zahlungsdienstleister. Die von Ihnen eingegebenen Zahlungsinformationen (z.B. Kreditkartendaten, Bankverbindung) werden direkt von diesen Dienstleistern erfasst und verarbeitet, da wir selbst keine vollständigen Zahlungsdaten speichern.

Stripe
- Datenübermittlung: Zur Durchführung der Zahlung werden Ihre Bestelldaten sowie Ihre Zahlungsinformationen (z.B. Kreditkartennummer, Rechnungsadresse) an den Dienstleister übermittelt.
- Zweck: Die Nutzung des Zahlungsdienstleisters erfolgt im Interesse einer sicheren, effizienten und reibungslosen Zahlungsabwicklung für unsere Kunden.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
- Datenschutzerklärung: Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://stripe.com/at/privacy.

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6. Datenverarbeitung im Rahmen Ihres Aufenthalts und unserer Geschäftsabläufe

6.1. Durchführung des Beherbergungsvertrages und Serviceleistungen:
Im Rahmen Ihres Aufenthalts und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten verarbeiten wir Daten, die über die reine Buchung hinausgehen können:

Check-in/Check-out: Erfassung von Ankunfts- und Abreisezeiten, Schlüsselübergabe und -rückgabe.
Identitätsprüfung: Beim Check-in kann eine Überprüfung Ihrer Identität mittels eines gültigen Ausweisdokuments (Personalausweis, Reisepass) erfolgen, um unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und die Sicherheit zu gewährleisten. Eine Kopie des Ausweises wird nur erstellt, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. für Meldescheinpflicht).
Kommunikation während des Aufenthalts: Bearbeitung von Anfragen, Wünschen, Beschwerden oder Notfällen.
Kautionsabwicklung: Erfassung und Bearbeitung von Daten im Zusammenhang mit der Kaution (z.B. Vorabautorisierung, Rückzahlung, Geltendmachung von Schäden).
Schadensmanagement: Dokumentation und Abwicklung von Schäden, die am Apartment oder Inventar entstehen.
Reinigung und Instandhaltung: Organisation und Durchführung von Reinigungsarbeiten (insbesondere bei längeren Aufenthalten) und notwendigen Reparaturen.

Diese Daten werden ausschließlich zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und zur Gewährleistung Ihrer Sicherheit und des reibungslosen Betriebs verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Wahrung unserer Rechte, z.B. bei Schäden).

6.2. Meldescheinpflicht (gesetzliche Verpflichtung):
In Deutschland sind Beherbergungsbetriebe gesetzlich zur Erfassung von meldescheinpflichtigen Daten ihrer Gäste verpflichtet (§ 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz – BMG). Diese Daten (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse, Reisedaten, Anzahl der mitreisenden Personen) werden von uns erfasst und aufbewahrt. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung (z.B. auf Anforderung der Polizei oder Ausländerbehörden). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

6.3. Videoüberwachung in Gemeinschaftsbereichen (falls zutreffend):
Zum Schutz unseres Eigentums sowie der Sicherheit unserer Gäste und Mitarbeiter kann in bestimmten öffentlich zugänglichen Gemeinschaftsbereichen unserer Gebäude (z.B. Eingangsbereiche, Flure, Treppenhäuser) Videoüberwachung eingesetzt werden. Auf die Videoüberwachung wird durch entsprechende Beschilderung hingewiesen. Die Aufnahmen werden in der Regel für 7 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht, es sei denn, sie sind zur Aufklärung konkreter Straftaten oder relevanter Vorkommnisse erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Wahrnehmung des Hausrechts, der Sicherheit von Eigentum und Personen sowie der Prävention von Straftaten).

6.4. Dezibelsensoren (falls zutreffend):
In unseren Apartments können Sensoren zur Dezibelmessung verbaut sein. Diese Sensoren dienen ausschließlich der Detektion von übermäßiger Lautstärke und erfassen keine Stimmen oder Unterhaltungen. Sie dienen der Einhaltung der Ruhezeiten und unserer Hausordnung. In Gemeinschaftsbereichen können ebenfalls Dezibelsensoren zum Einsatz kommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Ruhe und des Wohlergehens unserer Gäste und Nachbarn sowie der Durchsetzung der Hausordnung).

6.5. WLAN-Nutzung:
Sofern wir Ihnen einen WLAN-Zugang zur Verfügung stellen, protokollieren wir bestimmte Nutzungsdaten (z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, IP-Adresse). Dies dient der Gewährleistung der Netzsicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. bei Missbrauch). Die Nutzung erfolgt gemäß unseren Nutzungsbedingungen für das WLAN. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines sicheren Internetzugangs und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten).

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7. Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies für die Erfüllung des Vertrages notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen. Dazu gehören insbesondere:

Zahlungsdienstleister (siehe Abschnitt 5)
Booking-Plattformen / Channel Manager: Wenn Sie über eine Drittplattform gebucht haben (z.B. Airbnb, Booking.com), erhalten diese Plattformen Daten zur Abwicklung der Buchung.
Reinigungs- und Wartungsdienstleister: Sofern zur Durchführung der vereinbarten Leistungen oder zur Instandhaltung der Apartments erforderlich.
Behörden: Bei gesetzlicher Verpflichtung (z.B. Meldeämter, Finanzamt, Strafverfolgungsbehörden).
Rechtsanwälte / Steuerberater: Im Rahmen unserer Rechtsberatung und zur Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten.
IT-Dienstleister: Für den Betrieb und die Wartung unserer IT-Systeme und Software.

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8. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern wir personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies erfolgt in der Regel durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln (SCCs) oder durch die Nutzung von Dienstleistern, die durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission zertifiziert sind. Im Falle Ihrer Einwilligung kann eine Übermittlung auch auf Grundlage dieser Einwilligung erfolgen.

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9. Speicherdauer Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.

Vertragsdaten (Buchungen, Rechnungen): In der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Aufenthalts aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB).
Server-Logfiles der Website: maximal 7 Tage.
Meldescheine: Gemäß Bundesmeldegesetz für 1 Jahr nach Anreise.
Videoüberwachungsdaten: maximal 7 Tage, sofern keine konkrete Notwendigkeit zur Aufklärung besteht.
Korrespondenz (E-Mails): Bis zur endgültigen Klärung des Anliegens und ggf. darüber hinaus bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

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10. Datensicherheit

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dies beinhaltet z.B. die Verschlüsselung von Datenübertragungen (SSL/TLS), Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Backups und Sensibilisierung unserer Mitarbeiter.

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11. Aktualisierung und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch auf unserer Website oder die Inanspruchnahme unserer Leistungen gilt dann die jeweils aktuelle und hier veröffentlichte Datenschutzerklärung. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung.